کتاب «۷ عادت مردمان مؤثر» از استفان کاوی توانسته بیش از ۳۰ سال به توسعه افراد و توانمندی‌های آنها بپردازد و حالا نیز این نویسنده برجسته از طریق مؤسسه خود، FranklinCovey، به‌روزترین راهکارها را برای بهبود عملکرد افراد ارائه می‌کند. در ادامه، با ۷ راهکار مدیریت زمان آشنا می‌شویم که به شما اجازه می‌دهند مهم‌ترین اولویت‌های خود را به انجام برسانید و بازدهی خود را با روش‌هایی ساده اما اثربخش بهبود ببخشید.
۱. از ماتریس مدیریت زمان استفان کاوی استفاده کنید.
به کمک ماتریس مدیریت زمان استفان کاوی می‌توانید قسمت اعظم کار خود را به کارهای مهم اختصاص دهید. این ماتریس به شما کمک می‌کند شیوه گذراندن زمان خود را به چشم ببینید و دید و ذهن‌تان را به تغییراتی که برای انجام کارهای مهم‌تر لازم است، باز کنید.
رتبه بار کاری شما در “محور مهم” و “محور فوری” چیست؟
هنگام ترسیم وظایف و فعالیت‌های رایج در چهار ربع ماتریس مدیریت زمان، به موارد زیر توجه کنید:
باید برای چه کارهای در ربع ۲ بیشتر وقت بگذارم؟
تمرکز بر ربع ۱ و به تعویق انداختن وظایف ربع ۲ آسان است، اما اختصاص دادن زمان بیشتر به ربع ۲ بازدهی شما را بهبود می‌بخشد و به دستیابی به نتایج دلخواه‌تان کمک می‌کند.
با صرف زمان بیشتر برای کارهای ربع ۲، مانند برنامه‌ریزی بهتر یا ارتباطات مؤثرتر، می‌توانم از کدام مشکلات ربع ۱ اجتناب کنم؟
فرض کنید پیش‌نویس گزارشی را که تا آخرین لحظه به تعویق انداخته‌اید به مدیرتان نشان می‌دهید و متوجه می‌شوید که کاملاً اشتباه است. روز و شب بعدی را صرف اصلاح آن خواهید کرد. اما اگر زودتر به صورت پیشگیرانه شروع کرده و از همان ابتدا سؤالات بیشتری می‌پرسیدید و سپس در طول فرآیند به طور منظم از مدیرتان بازخورد می‌گرفتید، چه می‌شد؟
چه کارهایی را می‌توانم از ربع ۳ و ۴ کاهش دهم یا حذف کنم؟
آیا در حال پاسخ دادن به تعداد زیادی ایمیل هستم و فکر می‌کنم اگر فقط آنها را تمام کنم، می‌توانم به کارهای مهم‌تری برسم ولی هرگز به آنها نمی‌رسم؟ آیا بیش از حد در شبکه‌های اجتماعی وقت می‌گذرانم و زمان را از دستاوردهای مهم‌تر می‌گیرم؟
در نظر داشته باشید که برخی از وظایف به راحتی در ربع‌ها جا نمی‌گیرند و گاهی اوقات پیش از انجام دادن آنها، دشوار است تشخیص دهید که به کدام ربع تعلق دارند. برای مثال، ممکن است تصور کنید یک جلسه مهم است، اما در نیمه آن متوجه شوید که نیازی به حضور شما نبوده است. اما با استفاده از ماتریس مدیریت زمان، می‌توانید تصمیمات بهتری درباره نحوره گذراندن زمان خود بگیرید.
«فعالیت‌هایی که نمایانگر مأموریت، نقش‌ها، ارزش‌ها و اهداف با اولویت بالای شما هستند، همیشه در دسته‌ی مهم اما احتمالاً غیرفوری قرار می‌گیرند.»
۲. سوال‌هایی بپرسید که کار مهم را از کار فوری تفکیک می‌کنند
به عنوان یک فرد شاغل و پرمشغله، هر هفته با صدها راه ممکن برای استفاده از زمان خود مواجه هستید. بدون معیارهای روشن، احتمالاً در دام رایج تلاش برای انجام همه کارها گرفتار می‌شوید، در حالی که از انجام آنچه واقعاً مهم است بازمی‌مانید. صرفاً واکنش نشان دادن به وظایفی که به سمت شما می‌آیند، به جای فعالانه از پیش برنامه‌ریزی کردن، راهی برای مشغول بودن است، نه برای بهره‌وری.
این پرسش‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا اهمیت یک کار را با توجه به تأثیر آن بر نتایج، ربعی که در آن قرار دارد و مهلت واقعی انجام آن، ارزیابی کنید:
- انجام این کار چقدر به من، تیمم یا شرکت کمک می‌کند تا به یک هدف مهم دست یابیم؟
- اگر اکنون این کار را انجام دهم، بازدهی آن در یک هفته، یک ماه یا یک سال چقدر مهم خواهد بود؟
- این کار چقدر می‌تواند به تعویق بیفتد تا قبل از اینکه به رسیدگی من نیاز داشته باشد— یک هفته، یک ماه، یک سال یا برای همیشه؟
- آیا من بهترین یا تنها فرد برای انجام این کار هستم؟
- چقدر به این کار جذب شده‌ام چون برایم راحت یا آسان به نظر می‌رسد؟
در بررسی این نوع پرسش‌ها، ممکن است تشخیص دهید که ارزش دارد همه چیز را کنار بگذارید تا به همکارانتان یک به‌روزرسانی حیاتی ارائه دهید، چرا که اطلاعات جدید می‌تواند بر کار آنها برای رسیدن به یک هدف کلیدی تأثیر بگذارد یا پیشرفت تیم را تسریع کند. یا ممکن است تصمیم بگیرید که اکنون زمان خوبی است که یک پروژه را شروع کنید تا به خودتان فضای کافی بدهید و مطمئن شوید که به‌موقع و با کیفیت انجام می‌شود.
اگر فقط واکنشی بمانید و اولویت‌ها را تشخیص ندهید، ممکن است متوجه شوید که هفته خود را با کارهای “پیروزی سریع” پر کرده‌اید که در بلندمدت چیزی برایتان به ارمغان نخواهد آورد. یا ممکن است دریابید که به پروژه‌ای تمایل دارید که از مهارت‌های موجودتان استفاده می‌کند، در حالی که از مسئولیت‌های دیگری که شما را مجبور به پیشرفت می‌کنند، اجتناب می‌کنید. با پرسیدن سؤالات خوب و با داشتن قصد و هدف مشخص، می‌توانید تصمیماتی با بالاترین ارزش بگیرید تا آنچه واقعاً اهمیت دارد را به انجام برسانید.
۳. رفاه و پیشرفت خود را به یکی از اولویت‌های اصلی‌تان تبدیل کنید.
بسیاری از اوقات، افراد پرمشغله نیازهای جسمی و عاطفی خود و همچنین اهداف حرفه‌ای‌شان را در آخر فهرست کارهایشان قرار می‌دهند. دلایل متعددی برای این امر وجود دارد. برخی معتقدند که قرار دادن نیازهای همکاران یا سازمانشان پیش از نیازهای خود، اقدامی ارزشمند است. یا شاید نمی‌خواهند تنبل به نظر برسند، بنابراین به جای استراحت، ورزش کردن، یا صرف زمان برای یادگیری یک مهارت جدید، پشت میز می‌مانند، چه در دفتر و چه در حال کار از راه دور.
اگر دائماً برای کارتان انرژی صرف کنید، بدون اینکه از آن باز پس بگیرید، در نهایت خسته و بی‌اثر خواهید شد. به جای آن، در جلسه‌ی بعدی یک به یک خود با مدیرتان درباره‌ی یک هدف آموزشی صحبت کنید. همچنین به این توجه کنید که چگونه خواب، ورزش، سطح استرس و عادات غذایی‌تان بر سطح انرژی و خلق‌وخوی شما تأثیر می‌گذارند.
«برای بازسازی نگرش و افزایش خلاقیت خود، از پشت میزتان بلند شوید و به مغزتان زمان و فضایی بدهید تا انرژی بگیرد و تجدید قوا کند.»
۴. برنامه روز و هفته خود را بر اساس سه تا پنج مورد از مهم‌ترین فعالیت‌ها بچینید.
اینکه در زمان اوج مشغولیت با کارهای مهم زمانی را به برنامه‌ریزی و زمان‌بندی بیشتر اختصاص بدهید، به ظاهر غیر منطقی به نظر می‌رسد. اما تحقیقات نشان می‌دهند که اگر کارهای مهم از پیش طرح‌ریزی و اولویت‌بندی شوند، احتمال انجام آنها بسیار بیشتر است. این فرآیند را امتحان کنید:
برنامه‌ریزی هفتگی:۳۰ دقیقه در هفته
به مغزتان زمان لازم را بدهید تا سه تا پنج کار مهمی که می‌توانید در هفته‌ی پیشِ رو برای اثربخش بودن انجام دهید را شناسایی کند. به اهداف خود فکر کنید، به اینکه چه کارهایی می‌تواند به موفقیت مدیر یا همکارانتان کمک کند و همچنین فعالیت‌های شخصی مهم مانند ورزش. برای هفته‌ی آینده این اولویت‌ها را در تقویم خود برنامه‌ریزی کنید.
برنامه‌ریزی روزانه: ۱۰ دقیقه در روز
هدفمندانه برای تیک زدن انجام آن کارهای مهم در برنامه خود وقت بگذارید (جشن بگیرید!)، کارهایی که انجام نشده‌اند را به زمان دیگری در روزهای آتی منتقل کنید و در صورت لزوم تقویم خود را تنظیم کنید. حتی اگر درست برنامه‌ریزی کرده باشید، ممکن است به دلیل شرایط اضطراری که در لیست شما نبودند یا مسئله‌ای مهم، از برنامه خود منحرف شوید، یا ممکن است یک کار ضروری بیشتر از حد انتظار شما طول بکشد. برنامه‌ریزی روزانه به شما فرصتی می‌دهد تا دستاوردهای خود را شناسایی کنید و هر روز برای کارهای مهم دوباره وقت اختصاص دهید.
زمانی که فعالیت‌های کلیدی را بر اساس برنامه‌ریزی هفتگی و روزانه برنامه‌ریزی و هماهنگ کردید، می‌توانید بقیه تقویم خود را با جلسات به‌روزرسانی، درخواست‌های موردی، تخصیص زمان برای ایمیل‌ها و سایر کارها پر کنید.
۵. درباره اولویت‌های اصلی خود با دیگران صحبت کنید.
وقتی اولویت‌های خود را با دیگران به اشتراک می‌گذارید، چندین اتفاق خوب رخ می‌دهد. اهداف شما بهتر با اهداف همکارانتان هماهنگ می‌شود. شما احساس مسئولیت بیشتری نسبت به مهم‌ترین کارهایتان می‌کنید. در واقع وقتی چیزی را با صدای بلند بیان کرده‌اید، باید آن را انجام دهید.
همچنین می‌توانید دیگران را تشویق کنید که تمرکز مشابهی به دست آورند:
اولویت‌بندی با مدیرتان
حتی اگر می‌دانید چه چیزی برای مدیرتان مهم است، خوب است که مرتباً بررسی کنید تا مطمئن شوید که هماهنگ هستید. سعی کنید هر هفته یک به‌روزرسانی از اولویت‌های اصلی خود را ارسال کنید. و وقتی مدیرتان وظیفه‌ی جدیدی به شما اضافه می‌کند، با هم مشخص کنید که این وظیفه در کجای فهرست اولویت‌هایتان قرار می‌گیرد. این رویکرد شما را در مسیر درست نگه می‌دارد و به مدیرتان کمک می‌کند تا درک بهتری از همه کارهایی که در دست دارید، پیدا کنید.
به عنوان مثال:
“می‌خواهم مطمئن شوم که اولویت‌بندی درستی دارم. این کار چه زمانی باید انجام شود؟ همچنین دو پروژه مهم دیگر هم در دست دارم و ممکن است نیاز باشد اگر این را اول انجام دهم، زمان‌بندی آنها را تغییر دهم.”
اولویت‌بندی با همکارانتان
وقتی اولویت‌های خود را به اشتراک می‌گذارید، از همکارانتان نیز درباره اولویت‌هایشان بپرسید. خوب نیست که یک پروژه را به اولویت اصلی تبدیل کنید و بعد متوجه شوید که فردی که برای انجام بخش مهمی از آن به او نیاز دارید، در دسترس نخواهد بود. دریافت دیدگاه کلی‌تر از همکارانتان همچنین می‌تواند ایده‌های جدیدی برای اهداف جدید به شما بدهد.
«در دنیای امروز، نمی‌توانیم با ذهنیت “زندگی پرمشغله‌ای دارم” زندگی را روی حالت خودکار پیش ببریم و انتظار داشته باشیم به جایی که می‌خواهیم برسیم.»
۶. یاد بگیرید که به درخواست‌هایی که استفاده مناسبی از وقتتان نیستند، “نه” بگویید.
اگر ذاتاً فردی مفید و کمک‌‌رسان هستید، ممکن است برای شما سخت باشد در برابر درخواست کمک یک همکار مقاومت کنید. هر چه باشد، اگر بله بگویید، آن شخص خوشحال خواهد شد. شما نیز حسن نیت ایجاد کرده‌اید و احساس خواهید کرد که نقش مهمی دارید و در جریان کارها هستید.
اما اگر بیش از حد به درخواست‌ها “بله” بگویید، چگونه می‌توانید به آنچه که برایتان مهم‌تر است دست یابید؟
راه‌های زیادی برای گفتن “نه” مؤثر وجود دارد که مؤدبانه انجام شود و همچنان روحیه‌ی همکاری را حفظ کند. برای مثال:
- با لحنی مثبت از شخص برای درخواستش تشکر کنید.
“از درخواستت ممنونم و به نظر می‌رسد که پروژه مهمی باشد.”
این پاسخ نشان‌دهنده احترام است و شدت “نه” را که به دنبال دارد، کاهش می‌دهد.
- تأثیر درخواست بر خودتان یا تیم‌تان را توضیح دهید.
“ما یک محصول مهم داریم که باید پنجشنبه آینده ارائه شود و این کار باعث می‌شود که چندین روز از مهلت آن عقب بیفتیم.”
اغلب افراد از معاوضه‌هایی که برای انجام درخواستشان نیاز است آگاهی ندارند.
- اگر ممکن است، یک راه‌حل جایگزین ارائه دهید.
اگر وقت ندارید درخواست را انجام دهید، آیا کسی را می‌شناسید که بتواند کمک کند؟ گاهی اوقات ایده‌هایتان به اندازه زمانتان ارزشمند است.
- وقتی وسوسه می‌شوید که “بله” بگویید، برای فکر کردن به درخواست زمان بخواهید.
یک پاسخ ساده می‌تواند این باشد:
“ممنون که از من خواستید، به نظر می‌رسد پروژه مهمی است.”
“می‌توانم تا بعدازظهر به شما پاسخ بدهم؟”
این کار می‌تواند شما را از گفتن یک “بله” شتابزده که ممکن است غافلگیرتان کند، نجات دهد.
«در واقع “نه” گفتن نوعی “بله” گفتن به خودتان و چیزهایی است که برایتان بیشترین اهمیت را دارند.»
۷. سیستم مدیریت زمان خود را مرتب ارزیابی کنید.
زندگی همیشه در حال تغییر است، چه در جهان، چه در سازمان شما و چه در خودتان. آنچه برای شما بیشترین اولویت را دارد به شدت پویاست و نیاز به ارزیابی مداوم دارد.
با استفاده از مراحل بالا، آنچه اکنون مهم است و آنچه که در آینده اهمیت کمتری دارد را مجددا مشخص کنید. در برنامه‌ریزی بلندمدت خود و همچنین در برنامه‌ریزی هفتگی و روزانه، فرآیند تشخیص ماتریس مدیریت زمان را مرتبا به کار بگیرید.
ابزارهایی که برای مدیریت زمان خود استفاده می‌کنید، مطمئناً در طول زمان تکامل خواهند یافت، اما در نظر داشتن ذهنیت ربع ۲ در هر شرایطی برای شما مفید خواهد بود. آن‌قدر آن را تمرین کنید که مانند بستن بند کفش یا مسواک زدن به یک عادت تبدیل شود.
نتیجه‌گیری – مدیریت زمان برای مردمان مؤثر
درست مانند کتاب «۷ عادت مردمان مؤثر»، که پس از ۳۰ سال همچنان پرکاربرد و مفید است، این ۷ راهکار مدیریت زمان نیز می‌توانند در هر زمان و هر جایگاه به شما کمک کنند فعالانه برای رسیدن به اولویت‌ها و اهداف مهم خود تلاش کنید. با اینکه تکنولوژی‌ها و کشفیات جدید می‌توانند در چالش‌های روزانه مفید باشند، این عادات مردمان مؤثر و ذهنیت اصولی مدیریت زمان هستند که به پیروزی شما کمک می‌کنند.
منبع: franklincovey
مفید بود